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Notariado (autocertificación y apostilla)

 

Notariado (autocertificación y apostilla)

La oficina consular ejerce – exclusivamente a favor de ciudadanos italianos que se encuentran en el extranjero de forma permanente o temporánea – algunas funciones notariales previstas por nuestro ordenamiento. Esencialmente se trata de la recepción de actos públicos (poderes, testamentos), de actos notorios, de autenticación y de suscripción puestas en escrituras privadas.
Existen sin embargo algunas diferencias entre las competencias consulares en materia y las atribuidas a notarios ejercientes en Italia, sustancialmente relacionadas a la diferente posición del Jefe de la Representación consular, funcionario del Estado, y a la del notario, libre profesionista.
En efecto:

El notario puede también ser llamado a desempeñar la función de consultor legal del cliente; él por lo tanto puede adquirir la información relativa a la solvencia de una persona o actuar como mediador en una transacción, o aconsejar al cliente acerca de relaciones familiares o financieras. Queda excluido que la Autoridad Consular pueda desempeñar actividades análogas. Su consejo, si es solicitado, debe limitarse al ámbito jurídico, en especial con relación a las actas que se le solicita recibir. Su asistencia debe limitarse a la legalidad de las actas previstas y no a su utilidad económica.

El notario puede ser a veces el mandatario del cliente con relación a la publicidad y a la ejecución de formalidades relativas a las actas que ha recibido. Ninguna actividad de semejante naturaleza puede, al contrario, ser desempeñada por el jefe de la Representación Consular.

Mientras el notario tiene derecho a un honorario, todas las actas consulares están sujetas únicamente al impuesto indicado en la Tarifa Consular.

El ciudadano italiano en el extranjero puede, en alternativa, formalizar el acta ante un notario público oficialmente acreditado en el País de residencia. Sucesivamente, si el País se adhirió a la Convención de La Haya de 1961 para la abolición de la legalización, como en Colombia, debe hacer colocar en el documento la «apostille» por parte de la Autoridad competente en el País de residencia. Si el País no adhirió a la mencionada Convención, deberá hacer legalizar la firma del notario por la Representación consular italiana.

Los servicios notariales más frecuentes solicitados a una Oficina consular son:

  1. Poderes
  2. Testamentos
  3. Actividades de autenticación

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El poder es un acto mediante el cual el sujeto (representado) confiere a otro sujeto (representante) la autoridad de actuar a su nombre y cuenta en el cumplimiento de actividades jurídicas cuyos efectos recaerán directamente sobre el representado.
Los poderes, según que sean conferidos para el cumplimiento de actividades no previamente determinados o para el desarrollo de tareas específicas, pueden ser generales o especiales.

Poder general

Con este acto el interesado entrega al representante la gestión de todos sus asuntos, tanto presentes como futuros. El poder general es otorgado a tiempo indeterminado y es eficaz hasta que se revoca;

Poder especial

Con este acto el interesado entrega al representante la gestión de una parte específica de sus asuntos. El poder especial deja de tener eficacia en el momento en el cual el encargo en especial para cual ha sido otorgado se concluye.

El primer inciso del art. 28 de. D.lgs. n. 71/2011 “Ordenamiento y funciones de las oficinas consulares”, entrado en vigencia el 28 de mayo de 2011, prescribe que las funciones consulares en materia notarial puedan ser ejercidas exclusivamente a favor de ciudadanos italianos y ya no de los no ciudadanos, como al contrario era previsto por la precedente normativa. En especial, en el caso en que los que dan el poder (general o especial) son ciudadanos extranjeros, el Jefe de la Oficina Consular no podrá ejercer al respecto sus competencias notariales, por este motivo los ciudadanos extranjeros que necesitan hacer un poder deberán dirigirse a una notaria y dicho poder deberá ser hecho por un notario el cual deberá ser apostillado y traducido, posteriormente la firma de la traducción del acto será legalizada por la Oficina Consular.

Datos y documentos necesario para conferir un poder (Solo para ciudadanos italianos)

Los solicitantes deben enviar preferiblemente al correo electrónico bogota.consolare@esteri.it  un borrador del poder en formato WORD, 3 días antes de la cita, siempre y cuando el texto haya sido escrito por un abogado o notaria en Italia.

Poder General

Para conferir dicho poder deberá presentarse personalmente a la Oficina Notarial, previa cita, con un documento de identificación, el propio código fiscal, los datos completos de la persona a la que se desea conferir el poder general (N.B.: si el solicitante es conyugado y el régimen patrimonial elegido es la comunión de los bienes, el poder debe ser suscrito por ambos cónyuges).

Poder especial

Poder especial para los litigios: Se confiere al propio abogado de confianza para ser representado en juicio en Italia.
Para conferir cualquier poder especial deberá presentarse personalmente a la Oficina Notarial, previa cita, con un documento de identificación, el propio código fiscal, los datos completos de la persona a la cual se desea conferir el poder, la dirección del estudio en el cual ejerce la profesión y los datos de referencia de la causa (tribunal competente y tipo de causa), además de esto se necesita:

Poder especial para la compra o la venta de inmuebles:

Una detallada descripción de los bienes (preferiblemente copia del extracto catastral).

Poder especial para la venta de vehículos.

La libreta de propiedad del vehículo.

Poder especial para cobrar.

El número, la fecha de emisión y la denominación de la Oficina cobradora, si se trata de vaglia postale, o de cheque bancario (N.B.: en el caso de retiro de montos de una cuenta corriente bancaria o de correo, se debe indicar el nombre del Instituto bancario o de la Oficina de correo, el número de la cuenta o de la libreta de depósito y el monto que se desea retirar de la cuenta

Poder especial para aceptación de herencia.

Los datos completos del difunto, incluyendo el lugar y fecha de nacimiento y muerte.

Poder especial para renuncia de herencia.

Los datos completos del difunto, incluyendo el lugar y fecha de nacimiento y muerte.

Poder especial para aceptación de donación.

Los datos completos del donante, la descripción detallada de los bienes objeto de la donación.

Poder especial para donar.

La descripción detallada de los bienes (con datos catastrales si se trata de un inmueble) objeto de la donación; los datos completos del beneficiario de la donación.

Poder especial para publicaciones.

El poder no tiene efecto si no es conferido con las formas prescritas para el acta que el representante debe concluir.

Aquel que ha otorgado un poder puede en cualquier momento revocarlo, a menos que en el acta no haya sido especificado que el poder es irrevocable. La revocación puede concernir tanto un poder emitido en el Consulado de la circunscripción donde el interesado es residente, como uno emitido por otros Consulados o por un notario italiano, siempre y cuando presente el poder para revocar (El extranjero que desea revocar un poder lo puede hacer por medio de un notario local). Para obtener la revocación de un poder, el interesado debe presentarse en la Oficina Notarial con una copia del poder que desea revocar o, en su falta, con todos los datos esenciales de la misma (por ejemplo: el Consulado o Notario que intervino en el acta, la duración de la emisión, el número de repertorio, los datos personales completos del mandatario). El interesado debe proveer por propia cuenta a transmitir la revocación al procurador que se va a revocar y al notario italiano con el cual estaba depositado el poder revocado.


La emisión del poder está sujeto al pago de los derechos según la Tarifa Consular actualmente vigente.

El testamento público es la declaración oral de voluntad del testador rendida al funcionario consular delegado a las funciones notariales en presencia de dos testigos. La declaración de voluntad es transcrita en papel por el mismo funcionario.
El testador, con un documento de identificación vigente, deberá presentarse – previa cita – en la oficina consular con dos testigos.
En el testamento secreto al contrario las funciones de la Oficina notarial se limitan a la recepción formal del acta cerrada (cuyo contenido, por lo tanto, permanece secreto) y a su deposito en la Oficina.
El testador deberá presentarse – previa cita – en la oficina consular con un documento de identificación vigente.
El testamento ológrafo, finalmente, es enteramente escrito a mano alzada por el testador y puede ser depositado en cualquier lugar y con cualquier persona.
Las actas de recepción, revocación, depósito, etc. de testamentos están sujetos al pago de los derechos según la Tarifa consular actualmente vigente.

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Autenticación notarial de firma

La autenticación notarial de firma (ex. Art. 1 Ley Notarial) puede ser efectuada, según el art. 28 de D. Lgs. N. 71/2011, solamente en favor de ciudadanos italianos. La noción general de firma autenticada es proporcionada por el art. 2703, inciso 2, del código civil.: “la autenticación consiste en que el funcionario público da testimonio escrito de que la firma ha sido colocada en su presencia. El funcionario público debe previamente verificar la identidad de la persona que firma”. Según el art. 2702 c.c., la autenticación de firma no confiere algún carácter de autenticidad a la sustancia del acta, solo es prueba, hasta una querella por falsedad, de su proveniencia.
Costo de la autenticación de la firma:consultar las tarifas consulares vigentes.

Autenticación administrativa de firma

El D.P.R. 28 de diciembre de 2000, n. 445 dispone que, para los ciudadanos italianos o de la Unión Europea y los extranjeros con estadía regular en Italia (art. 3), la firma de solicitudes o declaraciones para presentar en la Administración Pública o para los gestores de servicios públicos ya no debe ser autenticada, solo es suficiente adjuntar a la misma la copia de un documento de identificación vigente del firmante. Por otro lado, la autenticación es todavía necesaria, también para los mismos sujetos ex art. 3 arriba mencionado, en caso de instancia presentada a privados o al fin de recaudar beneficios económicos por parte de terceros (por ejemplo, en caso de delegas para el cobro de sueldos de jubilación, cambios de propiedad de vehículos, apertura de una cuenta bancaria, etc.). para los extranjeros con estadía no regular en Italia y no ciudadanos de la Unión Europea, la autenticación administrativa es siempre necesaria. Haga clic aquí para descargar el formulario.

Diferencias entre autenticación notarial y autenticación administrativa

La autenticación administrativa se caracteriza por la pluralidad de los sujetos legitimados a la autenticación (indicados en el art. 21 D.P.R. 445/2000: notario, canciller, secretario municipal, empleado encargado de recepcionar la documentación y otro empleado encargado por el Alcalde), que constituye una excepción al principio general de la competencia notarial.

La autenticación administrativa se limita a documentar una situación jurídica o de hecho, sin constituirla o modificarla, a reproducir la información deducida por otras actas ya documentadas y no tiene diferente y autónoma eficacia jurídica.

En la autenticación notarial, además, el funcionario no se limita a atestiguar que la firma sobre el documento ha sido colocada en su presencia, también controla que el contenido del acta sea conforme a la ley, al orden público y a la buena costumbre.

Autenticación de fotografía

Consiste en dar testimonio escrito que una imagen fotográfica corresponde a la persona interesada.
El solicitante deberá presentarse – previa cita – en la oficina consular con un documento de identificación vigente y el documento o la fotografía que quiere autenticar.
La actividad de autenticación está sujeta al pago de derechos según la Tarifa consular actualmente vigente.

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Es tradicionalmente una función consular la de proveer a la tutela de la herencia y, en general, de los intereses sucesores de personas de ciudadanía italiana fallecidas en el extranjero, o cuyo deceso (aunque no se trate de italianos) haya en alguna manera interesado a un ciudadano italiano. Las atribuciones consulares en materia de sucesiones derivan fundamentalmente del art. 46 del D.Lgs. 71/2011 y conciernen sustancialmente:

  • La información de la apertura de sucesiones;
  • La transmisión a las competentes autoridades nacionales de las declaraciones de aceptación o renuncia a la herencia;
  • La predisposición de medidas de custodia de los bienes hereditarios (a solicitud de un tribunal italiano).

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Es una declaración que el interesado redacta y suscribe en su propio interés acerca de estados, hechos y calidades personales y que utiliza en las relaciones con la Administración Pública y con los gestores de servicios públicos. En la relación con un sujeto privado el recurso a la autocertificación depende de la discrecionalidad de este último.
El 1º de enero de 2012 entraron en vigencia las nuevas disposiciones en materia de certificados y de declaraciones sustitutivas, según el art. 15 de la ley 12 de noviembre de 2011 n. 183. A partir de dicha fecha los certificados tendrán por lo tanto validez solamente en las relaciones entre privados, mientras que las Administraciones Públicas no podrán más solicitar o aceptar los certificados, que deberán ser siempre sustituidos por autocertificaciones.
Las normas sobre la autocertificación se aplican a los ciudadanos italianos y de la Unión europea, además a los ciudadanos extracomunitarios con regular estadía en Italia limitadamente a datos verificables o certificables en Italia por sujetos públicos.
Las declaraciones sustitutivas mencionadas en los art. 46 y 47 del D.P.R. n. 445/2000 pueden ser firmadas en presencia del dependiente encargado o bien pueden ser presentadas o enviadas ya firmadas siempre que a ellas se adjunte una copia fotostática no autenticada de un documento de identificación del firmante.
En caso de que las administraciones tengan dudas sobre la veracidad de las autocertificaciones, están obligadas a efectuar los controles necesarios.
En caso de que se comprueben declaraciones falsas, la falsedad en las actas y el uso de actas falsas serán castigados según el código penal y las leyes especiales en materia (art. 76 del DPR 445/2000). El declarante además pierde los beneficios eventualmente conseguidos gracias a decisiones basadas en declaraciones no verídicas. Descargue aquí el modelo de auto-certificación.

Declaración sustitutiva de certificación (art. 46 del D.P.R. 445/2000)

  • Pueden ser comprobados, mediante declaración, los siguientes estados:
  • fecha y lugar de nacimiento;
  • residencia;
  • ciudadanía;
  • goce de derechos civiles y políticos;
  • estado de célibe, conyugado, viudo o estado libre;
  • estado de familia;
  • existencia en vida (excepto para los pensionados que deben presentar el formulario enviado por City Bank);
  • nacimiento del hijo, deceso del cónyuge, del ascendiente o descendiente;
  • inscripción en albos, en listados de públicas administraciones;
  • pertenencia a asociaciones profesionales;
  • títulos de estudio, exámenes sostenidos;
  • calificación profesional obtenida, título de especialidad, de habilitación, de formación, de actualización y de calificación técnica;
  • situación reditual o económica también a fines de la concesión de beneficios de cualquier tipos previstos por leyes especiales;
  • absolución de específicas obligaciones contributivas con la indicación del monto correspondido;
  • poseso y número del código fiscal, de la partita IVA (NIT) y de cualquier dato presente en el archivo del anágrafe tributaria;
  • estado de desempleo;
  • calidad de jubilado y categoría de sueldo de jubilación;
  • calidad de estudiante;
  • calidad de legal representante de personas física o jurídicas, de tutor, de curador y similares;
  • inscripción en asociaciones o formaciones sociales de cualquier tipo;
  • todas las situaciones relativas ad cumplimiento de las obligaciones militares, comprendiendo las atestiguadas por la hora matricular del estado de servicio;
  • de no haber reportado condenas penales y de no ser destinatario de sentencias que conciernen la aplicación de medidas de prevención, de decisiones civiles y de sanciones administrativas inscritos en el historial judicial según la normativa en vigencia;
  • de no estar en conocimiento de tener pendientes procedimientos penales;
  • calidad de vivencia a cargo;
  • todos los datos en directo conocimiento del interesado contenidos en los archivos del registro civil;
  • de no encontrarse en estado de liquidación o de quiebra y de no haber presentado solicitud de concordado.

Ningún impuesto de valor debe ser correspondido por el ciudadano cuando el uso del acta queda exenta, según la ley, del mismo.
Las instancias y declaraciones a presentarse a la Administración Pública pueden ser enviadas también por fax y por vía telemática.

Declaración sustitutiva de acto de notoriedad  (art. 47 DPR 445/2000)

Los interesados pueden recurrir a la declaración sustitutiva del acta de notoriedad para todos los estados, hechos y calidades de las cuales estén en directo conocimiento.
Dicha declaración puede concernir también circunstancias relativas a otros sujetos, de los cuales el declarante tenga conocimiento directo, además la conformidad al original de actas o documentos conservados o emitidos por una pública administración, de copias de publicaciones, de copias de títulos de estudio o de servicio, o bien copias de documentos fiscales que deben ser obligatoriamente conservados por privados.
La posibilidad de valerse de la autocertificación no es nunca admitida por los certificados:

  • médicos;
  • sanitarios;
  • veterinarios;
  • de origen;
  • de conformidad CE;
  • marcas o brevetes.

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En los Países que subscribieron la Convención de la Haya del 5 de octubre de 1961 relativa a la abolición de las legalizaciones de actas públicas extranjeras, la necesidad de legalizar las actas y la documentación emitida por autoridades extranjeras ha sido reemplazada por otra formalidad: la colocación de la “apostilla” (o apostille).
Por lo tanto, una persona proveniente de un País que adhirió a la Convención no necesita dirigirse a la Representación consular para solicitar la legalización, más bien puede acercarse a la competente autoridad interna designada por cada Estado – e indicada para cada País en el acta de adhesión a la Convención misma (normalmente se trata del Ministerio del Exterior) – para obtener la colocación de la apostilla en el documento. Una vez realizado el proceso, el documento debe ser traducido por un traductor oficial y posteriormente apostillada la firma del traductor, de esta manera el documento es reconocido en Italia.

Entre los Países que han ratificado la Convención de la Haya se encuentran Colombia e Italia.

El listado de las autoridades completas sujetas a la colocación de la apostilla se encuentra disponible en la página web de la Conferencia de la Haya de derecho internacional privado: http://www.hcch.net/ .

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