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Notarile (procure e apostille)

 

Notarile (procure e apostille)

Ufficio relazioni con il pubblico 
Consiglio nazionale del notariato
Convenzione dell'Aja
Rete uffici italiani all'estero
Rappresentanze straniere in Italia

Per ottenere un APPUNTAMENTO con il fine di sottoscrivere una procura (Speciale/Generale/Autentica di firma notarile), si prega di scrivere all'indirizzo di posta elettronica bogota.consolare@esteri.it indicando come oggetto "RICHIESTA DI PROCURA" ed allegando in formato Word copia della stessa. Alla richiesta verra' data risposta tempestiva con indicazione dell'appuntamento (entro una settimana) e dell'importo della percezione consolare da versare nel conto corrente di quest'Ambasciata (art. 17 Procura Generale - art. 18 Procura Speciale).
L’ufficio consolare esercita - esclusivamente nei confronti di cittadini italiani che si trovino all'estero in via permanente o temporanea - talune funzioni notarili previste dal nostro ordinamento. Essenzialmente si tratta del ricevimento di atti pubblici (procure, testamenti), di atti notori, di autenticazioni e di sottoscrizioni apposte a scritture private.
Esistono tuttavia alcune differenze tra le competenze consolari in materia notarile e quelle attribuite ai notai esercenti in Italia, sostanzialmente connesse alla diversa posizione del Capo della Rappresentanza consolare, funzionario dello Stato, e quella del notaio, libero professionista.
In effetti:

  • il notaio può anche essere chiamato a fungere da consulente legale del cliente; egli pertanto può assumere informazioni circa la solvibilità di una persona o agire da mediatore in una transazione, oppure consigliare il cliente circa rapporti familiari o finanziari. E’ escluso che l’Autorità consolare possa svolgere attività analoghe. Il suo consiglio, se richiesto, deve essere limitato al campo giuridico, con particolare riguardo alla validità degli atti che le si domanda di ricevere. La sua assistenza deve limitarsi alla legalità degli atti prospettati e non alla loro utilità economica.
  • il notaio può essere a volte il mandatario del cliente rispetto alla pubblicità e alla esecuzione di formalità relative agli atti da lui ricevuti. Nessuna attività di tale natura può, invece, essere svolta dal capo della Rappresentanza consolare.
  • mentre il notaio ha diritto ad un onorario, tutti gli atti consolari sono soggetti unicamente alla tassa indicata nella Tariffa consolare
  • Nel caso di procura generale, all’importo di cui all’art.17 (80 euro) va aggiunto l’importo di cui all’art. 25 (16 euro) in quanto verrà rilasciata la copia della stessa mentre l’originale resterà agli atti dell’ufficio notarile e potrà essere richiesta una copia anche successivamente alla sottoscrizione della procura stessa.

Il cittadino italiano all'estero può, in alternativa, formalizzare l'atto presso un pubblico notaio ufficialmente accreditato nel Paese di residenza. Successivamente, se il Paese ha aderito alla Convenzione dell'Aja del 1961 per l'abolizione della legalizzazione, come in Colombia, deve provvedere a far apporre sul documento l'«apostille» da parte dell'Autorità preposta nel Paese di residenza. Se il Paese non ha aderito alla Convenzione suddetta, dovrà far legalizzare la firma del notaio a cura della Rappresentanza consolare italiana.

I servizi notarili più frequentemente richiesti ad un Ufficio consolare sono:

  • Procure
  • Testamenti
  • Attività di autenticazione

Cliccando qui si può accedere alla specifica sezione della pagina web del Ministero degli Affari Esteri.

La procura è l’atto mediante il quale un soggetto (rappresentato) conferisce ad altro soggetto (rappresentante) il potere di agire in suo nome e conto nel compimento di atti giuridici i cui effetti sorgeranno direttamente in capo al rappresentato.
Le procure, a seconda che vengano conferite per il compimento di attività non preventivamente determinate o per lo svolgimento di specifici compiti, possono essere generali o speciali.

  • Procura generale:
    con questo atto l'interessato affida al rappresentante la gestione di tutti i suoi affari, sia presenti sia futuri. La procura generale è rilasciata a tempo indeterminato ed è efficace fino a revoca;
  • Procura speciale:
    con questo atto l'interessato affida al rappresentante la gestione di una parte specifica dei suoi affari. La procura speciale cessa di avere efficacia nel momento in cui l'incarico particolare per il quale è stata rilasciata si conclude.

Il primo comma dell’art. 28 del D.lgs. n. 71/2011 “Ordinamento e funzioni degli uffici consolari”, entrato in vigore il 28 maggio 2011, prescrive che le funzioni consolari in materia notarile possono essere esercitate esclusivamente nei confronti dei cittadini italiani e non più anche dei non cittadini, come era invece previsto dalla precedente normativa. In particolare, nel caso di danti procura (generale o speciale) cittadini stranieri, il Capo dell’Ufficio consolare non potrà esercitare in merito le proprie competenze notarili, per questo motivo, i cittadini stranieri che hanno bisogno di una procura dovranno andare davanti a un notaio che firmerà ed autenticherà la stessa, la quale dovrà essere apostillata e tradotta e successivamente la firma della traduzione sarà legalizzata dal Consolato.

DATI E DOCUMENTI NECESSARI PER CONFERIRE UNA PROCURA (soltanto per cittadini italiani)

I richiedenti devono inviare preferibilmente all'e-mail bogota.consolare@esteri.it una bozza della procura in formato WORD, 3 giorni prima dell'appuntamento, a condizione che il testo sia stato scritto da un avvocato o un notaio in Italia.

Procura Generale:
Per conferire tale procura occorre presentarsi di persona all'Ufficio Notarile, previo appuntamento, con un documento di riconoscimento, il proprio codice fiscale, le generalità complete della persona cui si intende conferire la procura generale (N.B.: se il richiedente è coniugato e il regime patrimoniale prescelto è la comunione dei beni, la procura deve essere sottoscritta da entrambi i coniugi).

Procura Speciale:
Procura speciale alle liti. Si conferisce al proprio avvocato di fiducia per essere rappresentati in giudizio in Italia.
Per conferire tale procura occorre presentarsi di persona all'Ufficio Notarile, previo appuntamento,  con un documento di riconoscimento, il proprio codice fiscale, le generalità complete della persona cui si intende conferire la procura, l'indirizzo dello studio in cui esercita la professione e i dati di riferimento della causa (tribunale competente e tipo di causa), oltre a questo è necessario: 

  • Procura speciale per l'acquisto o la vendita di immobili.
    Una dettagliata descrizione dei beni (preferibilmente copia dell'estratto catastale).
  • Procura speciale per la vendita di autovetture.
    Il libretto di proprietà dell'autovettura.
  • Procura speciale a riscuotere.
    Il numero, la data di emissione e la denominazione dell'Ufficio pagatore, se si tratta di vaglia postale o assegno bancario (N.B.: nel caso di prelievo di somme da un conto corrente bancario o postale, occorre indicare il nome dell'Istituto bancario o dell'Ufficio postale, il numero del conto o del libretto di deposito e la somma che si intende far prelevare dal conto).
  • Procura speciale per accettazione di eredità. 
    Le generalità complete del defunto, comprensivi del luogo e data di nascita e di morte.
  • Procura speciale per rinuncia ad eredità.
    Le generalità complete del defunto, comprensivi del luogo e data di nascita e di morte.
  • Procura speciale per accettazione di donazione.
    Le generalità complete del donante, la descrizione dettagliata dei beni oggetto della donazione.
  • Procura speciale a donare.
    La descrizione dettagliata dei beni (con dati catastali se si tratta di un immobile) oggetto della donazione; le generalità complete del beneficiario della donazione.
  • Procura speciale per pubblicazioni.

La procura non ha effetto se non è conferita con le forme prescritte per l'atto che il rappresentante deve concludere.

Colui che ha rilasciato una procura può in qualsiasi momento revocarla, a meno che nell'atto non sia stato specificato che la procura è irrevocabile. La revoca può riguardare sia una procura rilasciata nel Consolato della circoscrizione presso cui l'interessato è residente, sia rilasciata presso altri Consolati o presso un notaio italiano sempre che si presenti la procura da revocare (Lo straniero che intende revocare una procura lo può anche fare attraverso un notaio locale). Per ottenere la revoca di una procura, l'interessato deve presentarsi all'Ufficio Notarile con una copia della procura che intende revocare o, in sua mancanza, con tutti i dati essenziali della medesima (ad esempio: il Consolato o il Notaio che è intervenuto nell'atto, la data del rilascio, il numero di repertorio, i dati personali completi del mandatario). L'interessato deve provvedere per proprio conto a trasmettere la revoca al procuratore revocato ed al notaio italiano presso il quale era depositata la procura revocata.
Il rilascio della procura è soggetto al pagamento dei diritti di cui alla Tariffa consolare attualmente vigente.


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Il testamento pubblico è la dichiarazione orale di volontà del testatore resa al funzionario consolare delegato alle funzioni notarili in presenza di due testimoni. La dichiarazione di volontà è ridotta in iscritto a cura dello stesso funzionario.
Il testatore, munito di un valido documento di riconoscimento, dovrà presentarsi - previo appuntamento - presso l’ufficio consolare con due testimoni.
Nel testamento segreto invece le funzioni dell’Ufficio notarile si limitano al ricevimento formale dell'atto sigillato (il cui contenuto, dunque, rimane segreto) ed al suo deposito nell'Ufficio.
Il testatore dovrà presentarsi - previo appuntamento - presso l’ufficio consolare munito di un valido documento di riconoscimento.
Il testamento olografo, infine, è interamente scritto di pugno dal testatore e può essere depositato in ogni luogo e presso chiunque.
Gli atti di ricevimento, revoca, deposito, ecc. di testamenti sono soggetti al pagamento dei diritti di cui alla Tariffa consolare attualmente vigente.

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AUTENTICAZIONE NOTARILE DI FIRMA
L'autentica notarile di firma (ex art. 1 Legge Notarile) può essere effettuata, ai sensi dell’art. 28 del D. Lgs. n. 71/2011, solo a favore di cittadini italiani. La nozione generale di sottoscrizione autenticata è data dall’art. 2703, comma 2, del codice civile: “l’autenticazione consiste nell’attestazione da parte del pubblico ufficiale che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza. Il pubblico ufficiale deve previamente accertare l’identità della persona che sottoscrive”. Ai sensi dell’art. 2702 c.c., l’autentica di firma non conferisce alcun carattere di autenticità alla sostanza dell’atto, ma fa prova, fino a querela di falso, della sua provenienza.
Costo dell'autenticazione di firma: art. 26, € 28.

AUTENTICAZIONE AMMINISTRATIVA DI FIRMA:
Il D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 dispone che, per i cittadini italiani o dell’Unione Europea e gli stranieri regolarmente soggiornanti in Italia (art. 3), la sottoscrizione di domande o di dichiarazioni da presentare alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblici servizi non deve più essere autenticata, ma è sufficiente allegarvi copia di un valido documento di identità del sottoscrittore. L’autentica rimane invece necessaria, anche per gli stessi soggetti ex art. 3 sopracitato, in caso di istanza presentata a privati ovvero a fini di riscossione di benefici economici da parte di terzi (ad esempio, in caso di deleghe per ritiro di pensioni, passaggi di proprietà di veicoli, apertura di un conto in banca, ecc.). Per gli stranieri non regolarmente soggiornanti in Italia e non cittadini dell’Unione Europea, l’autentica amministrativa è sempre necessaria. Cliccare qui per scaricare il modulo.

Differenze tra autenticazione notarile e autenticazione amministrativa.

  • L’autenticazione amministrativa si caratterizza per la pluralità dei soggetti legittimati all’autenticazione (indicati all’art. 21 D.P.R. 445/2000: notaio, cancelliere, segretario comunale, dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco), che costituisce un’eccezione al principio generale della competenza notarile.
  • L’autentica amministrativa si limita a documentare una situazione giuridica o fattuale, senza costituirla o modificarla, a riprodurre informazioni desunte da altri atti già documentati e non ha distinta ed autonoma efficacia giuridica.
  • Nell'autentica notarile, inoltre, il funzionario non si limita ad attestare che la firma sul documento è stata apposta in sua presenza, ma controlla che il contenuto dell'atto sia conforme alla legge, all'ordine pubblico e al buon costume.

AUTENTICAZIONE DI FOTOGRAFIA
Consiste nell'attestazione che un'immagine fotografica corrisponde alla persona dell'interessato.
Il richiedente dovrà presentarsi - previo appuntamento - presso l’ufficio consolare munito di un valido documento di riconoscimento e del documento o della fotografia da autenticare.
L’attività di autenticazione è soggetta al pagamento dei diritti di cui alla Tariffa consolare attualmente vigente. Costo: art. 26, € 28.

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Rientra tradizionalmente tra le funzioni consolari quella di provvedere alla tutela dell’eredità e, in genere, degli interessi successori di persone di cittadinanza italiana decedute all’estero, o il cui decesso (anche se non si tratta di italiani) abbia in qualche modo interessato un cittadino italiano. Le attribuzioni consolari in materia successoria derivano fondamentalmente dall’art. 46 del D.Lgs. 71/2011 e riguardano sostanzialmente:

  • l’informazione dell’apertura di successioni; 
  • la trasmissione alle competenti autorità nazionali delle dichiarazioni di accettazione o rinuncia dell’eredità;
  • la predisposizione di misure di custodia dei beni ereditari (su richiesta di un tribunale italiano).

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È una dichiarazione che l'interessato redige e sottoscrive nel proprio interesse su stati, fatti e qualità personali e che utilizza nei rapporti con la P.A. e con i gestori di pubblici servizi. Nel rapporto con un soggetto privato il ricorso all'autocertificazione è rimesso alla discrezionalità di quest'ultimo.
Il 1° gennaio 2012 sono entrate in vigore le nuove disposizioni in materia di certificati e di dichiarazioni sostitutive, di cui all’art. 15 della legge 12 novembre 2011 n. 183. A decorrere da tale data i certificati avranno pertanto validità solo nei rapporti tra privati, mentre le Amministrazioni Pubbliche non potranno più chiedere o accettare i certificati, che dovranno essere sempre sostituiti da autocertificazioni.
Le norme sull’autocertificazione si applicano ai cittadini italiani e dell’Unione europea, nonché ai cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia limitatamente ai dati verificabili o certificabili in Italia da soggetti pubblici.
Le dichiarazioni sostitutive di cui agli artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000 possono essere sottoscritte in presenza del dipendente addetto oppure possono essere presentate o inviate già sottoscritte purché ad esse sia allegata una copia fotostatica non autenticata di un documento d’identità del sottoscrittore.
Qualora le amministrazioni abbiano dubbi sulla veridicità delle autocertificazioni, sono tenute a effettuare i controlli necessari.
Nel caso vengano riscontrate dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l’uso di atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia (art. 76 DPR 445/2000). Il dichiarante inoltre decade dai benefici eventualmente conseguiti grazie a provvedimenti basati su dichiarazioni non veritiere. Cliccare qui per scaricare il modulo.

a) Dichiarazione sostitutiva di certificazione (art. 46 DPR 445/2000)
Possono essere comprovati, tramite dichiarazione, i seguenti stati:

  • data e il luogo di nascita; 
  • residenza; 
  • cittadinanza; 
  • godimento dei diritti civili e politici; 
  • stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
  • stato di famiglia; 
  • esistenza in vita; 
  • nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente; 
  • iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni; 
  • appartenenza a ordini professionali; 
  • titolo di studio, esami sostenuti; 
  • qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica; 
  • situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; 
  • assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto; 
  • possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria; 
  • stato di disoccupazione; 
  • qualità di pensionato e categoria di pensione; 
  • qualità di studente; 
  • qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili; 
  • iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo; 
  • tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio; 
  • di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa; 
  • di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
  • qualità di vivenza a carico; 
  • tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile; 
  • di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

Nessuna imposta di bollo deve essere corrisposta dal cittadino quando l'uso dell'atto è esente, per legge, dalla stessa.
Le istanze e le dichiarazioni da presentare alla Pubblica Amministrazione possono essere inviate anche per fax e per via telematica.

b) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETA' (art. 47 DPR 445/2000)
Gli interessati possono ricorrere alla dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà per tutti gli stati, fatti e qualità personali di cui siano a diretta conoscenza.
Tale dichiarazione può riguardare anche circostanze relative ad altri soggetti, di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza, nonché la conformità all’originale di copie di atti o documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione, di copie di pubblicazioni, di copie di titoli di studio o di servizio, ovvero di copie di documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.

La possibilità di avvalersi dell’autocertificazione non è mai ammessa per i certificati:

  • medici; 
  • sanitari; 
  • veterinari; 
  • di origine; 
  • di conformità CE; 
  • marchi o brevetti.

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Nei Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961 relativa all’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, la necessità di legalizzare gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere è sostituita da un’altra formalità: l’apposizione della “postilla” (o apostille).
Pertanto, una persona proveniente da un Paese che ha aderito a questa Convenzione non ha bisogno di recarsi presso la Rappresentanza consolare e chiedere la legalizzazione, ma può recarsi presso la competente autorità interna designata da ciascuno Stato - e indicata per ciascun Paese nell’atto di adesione alla Convenzione stessa (normalmente si tratta del Ministero degli Esteri) - per ottenere l’apposizione dell’apostille sul documento. Al termine del processo, il documento deve essere tradotto da un traduttore ufficiale e successivamente apostillata la firma del traduttore, così perfezionato, il documento viene riconosciuto in Italia.

Tra i paesi che hanno ratificato la Convenzione dell'Aia sono la Colombia e l'Italia.

L’elenco delle autorità competenti all’apposizione dell’apostille per ciascuno dei sopra indicati Stati è disponibile sul sito della Conferenza de l’Aja di diritto internazionale privato: http://www.hcch.net/.

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